Minggu, 13 Juni 2010

Training Aplikasi Komputer

Salah satu tahapan dalam pembangunan sistem informasi di sebuah perusahaan / di sebuah pemerintahan dalam rangka kesuksesan implementasi sebuah sistem informasi


adalah dengan mengadakan sosialiasi sistem informasi pada pihak-pihak terkait dan menyelengarakan pelatihan/training.

Wujud dari pembangunan Sistem Informasi antaralain adalah dengan adanya sebuah Aplikasi Komputer yang berperan sebagai tools dalam penerapan sistem informasi misalkan di sebuah perusahaan maupun pemerintahan.

Pembangunan Sistem Informasi tentunya memiliki sebuah tujuan yaitu, untuk mencipta kinerja perusahaan atau pemerintahan menjadi lebih baik. Parameter yang dapat digunakan untuk mengukur kesuksesan implementasi sistem informasi antara lain:
  • Pekerjaan atau aktivitas yang biasa dilakukan secara manual dapat dapat diganti sebuah sistem komputer sehingga menjadi lebih efesien. misalkan absensi pegawai yang dilakukan secara manual yang ditulis dikertas digantikan dengan sistem sidik jari atau absensi online yang pada akhir bulan dapat direkap secara otomatis sekaligus mengihitung besar salary seorang pegawai berdasarkan sebuah paremeter yaitu kehadiran.
  • Pengelolah data-data menjadi informasi menjadi lebih cepat dan lengkap, yang mana informasi-informasi tersebut dibutuhkan Perusahan/pemerintahan dalam level manajemen dalam  membuat keputusan dan kebijakan.
  • Ketersediaan data-data maupun informasi yang bisa didapatkan secara cepat dan lengkap ketika dibutuhkan. baik data-data/informasi yang yang saat sekarang maupun yang telah berlalu.
  • Berubahnya kultur bekerja yang lebih baik dengan diimplemetasikan sistem informasi ini.
  • Berubah/perbaikan Standar Operasional Procedure (SOP) dalam perusahan/pemerintahan yang menjadi lebih baik.
Untuk mendukung suksesnya peran Sebuah Aplikasi Komputer sebagai tools dari sistem informasi maka diperlukan training/pelatihan dalam pengoperasian Aplikasi Komputer tersebut.

Berikut ini adalah point-point yang dapat dipertimbangkan dalam menyelegarakan training/pelatihan agar berakhir dengan sukses:

1. Kenalin Macam-Macam Aplikasi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi
Biasanya bisa saja sebuah sistem informasi memilik lebih dari satu aplikasi komputer, yang mana sebuah aplikasi komputer tersebut biasanya menghandle sebuah proses bisnis, misalkan aplikasi pengajian/payroll dan aplikasi absensi, aplikasi tersebut adalah dua buah aplikasi yang memiliki fungsi berbeda tetapi saling berhubungan.

Dengan mengenali macam-macam aplikasi maka dapat diketahui pihak-pihak mana saja yang membutuhkan pelatihan/training Aplikasi Komputer.

2. Kenali Macam-Macam Level Penguna di sebuah Aplikasi.
Sebuah aplikasi biasanya memilik level pengguna aplikasi, seharusnya bila telah mengenali aplikasi maka level-level pengguna aplikasi tersebut seharusnya telah diketahui.

sebagai contoh sebuah aplikasi dapat memiliki level aplikasi untuk level Operator, level Adiministrator, dan level Pengambailan Keputusan. Hal-Hal tersebut seharusnya diperhatikan agar materi yang disajikan sesuaikan para peserta training/pelatihan yang hadir.

3. Kesiapan Aplikasi
Aplikasi yang akan disosialisasikan dalam bentuk training/pelatihan adalah aplikasi  yang sudah "lulus" melalui testing secara teknis dan UAT (User Accepted Test) yaitu test secara "bisnis proses" telah sesuai dengan yang diingikan. Singkat kata APLIKASI SUDAH SIAP.

4. Kesiapan Instruktur
Salah faktor penting dalam training/pelatihan adalah pemahaman materi aplikasi yang cukup dari seorang instruktur.

Karena instruktur adalah media penyampai informasi yang pertama kepada peserta, Salah dari yang diajarkan instruktur maka pesertanyanya pun akan ikut-ikutan salah.

Selain itu instruktur yang hebat tentunya dapat menyesuaikan cara penyampian yang efektif sesuai dengan yang disukai atau diterima oleh peserta.

Karena biasanya perbedaan experiance komputer, perbedaan latar belakang pendidikan, perbedaan latar belakang asal daerah antar instruktur dengan peserta dapat berpengaruh pada kesuksesan training/pelatihan.

5. Asisten Instruktur 
Keberadaan Asisten Instruktur sangat membantu tugas instruktur karena peran dari Asisten Instruktur adalah untuk membantu peserta training yang tertinggal materi dari yang telah dijelaskan oleh instruktur sehingga seorang instrukutur dapat terus fokus maju pada materi-materi yang disampaikan, karena training/pelatihan memiliki batas waktu dan materi yang harus disampaikan.

Jumlah Asiten Instruktur sebaikinnya disesuaikan dengan jumlah peserta training dan bobot materi yang disampaikan. Apabila menurut instruktur dirasa sulit materinya oleh calon peserta training maka jumlah asisten training dapat diperbanyak, tentunya sulit atau mudahnya sebuah materi adalah sebuah hal yang relatif jadi silakan disesuiakan saja dengan pengalaman.

6. Jadwal Pelatihan yang bersahabat
Pembuat jadwal dapat berpengaruh dalam kesukesan pelatihan, tanggal pelaksanaan dan lama pelatihan adalah point utama dalam jadwal. Pada intinya jadwal yang ditentukan adalah saat dimana para calon perserta tidak dalam pucak kesibukan dalam aktivitas perkerjaannya dan jadwal Pelatihan dilaksanaan pada momen yang tepat.

Misalkan akan melakukan pelatihan tentang Aplikasi Absensi Siswa di sebuah sekolah maka tidak cocok bila diadakan pelatih sekitar bulan Juni, Juli, Agustus, karena pada bulan tersebut sekolah sibuk mengurus Ujian, kelulusan, kenaikan kelas dan penerimaa siswa baru.

Sebagai saran pada contoh diatas adalah pada bulan april-mei adalah saat yang tepat karena secara momen cukup dekat dengan pergantian tahun ajaran, sehingga setelah selesai pelatihan aplikasi langsung di implementasi pada tahun ajaran baru.

7. Kondisi Tempat dan Peralatan serta konsumsi
Kondisi tempat diharapakan yang bersih, rapih, tenang, sejuk (menggunakan ac bila perlu), penerangan, meja & bangku yang mencukupi, listrik yang memadai, peralatan yang berkerja dengan baik misalkan proyektor yang hasilnya jelas, media-media pendukung misalkan whiterbord dan spidol,komputer-komputer,dalam kondisi siap digunakan, internet  pun dalam kondisi baik bila diperlukan.

Hal-hal tersebut adalah hal-hal yang harus diperhatikan, salah satu saja dalam kondisi yang tidak baik dapat menggangu kelancaran pelaksanaan pelatihan, semakin banyak dalam kondisi yang tidak baik maka yang terjadi pelatihan dapat dibatalkan.

Selain itu ketersedia WC/Kamar Mandi adalah hal penting yang bila pelatihan itu berlangsung berjam-jam lamanya. Dan menyediakan konsumi disaat pelatihan berlangsung beserta menyediakan makan siang (bila melewati jam makan) adalah hal sederhana tetapi mungkin dapat memberikan rasa betah untuk mengikutin training/pelatihan hingga selesai.

8. Tersedianya Modul Pelatihan
Modul yang tertulis baik secara hardcopy (sebaiknya hardcopy) maupun softcopy diperlukan oleh peserta. karena modul adalah media informasi pembelajaran ketika serorang peserta lupa atau perlu penjalasan lebih rinci akan sebuah materi setelah pelatihan berakhir.

9. Media Support Center
Media support center adalah adalah sebuah media tempat untuk bertannya atau meminta penjelasan mengenai materi atau hal-hal yang berkaitan dengan materi yang telah disampaikan saat training.

Media Support Center ini cukup penting perannya karena berperan sebagai "penolong" dari kesulitan/persoalan yang dihadapi pengguna aplikasi.

Bentuk Media Support Center dapat berupa Call Center / Telepon, Web support (contoh: osticket.com), Web Forum (www.vbulletin.com),  Messager Center seperi Yahoo Messager,  Gtalk dan semacamnya.

10. Surat Tugas Resmi
Setiap perusahan/dinas-dinas pemerintah mungkin memiliki kultur kerja yang berbeda. sebagai contoh disebuah pemerintahan agar orang yang berkaitan dengan materi pelatihan bersedia datang maka pegawai tersebut harus diberikan Surat Tugas dari atasannya untuk mengikuti training tersebut. Hal-hal command dan struktural seperti ini perlu diperhatikan demi tercapainya kesuksesan training.

11. Insentif.
Pada pemerintahan atau mungkin juga pada perusahan swasta, agar para peserta training/pelatihan termotivasi biasanya diberikan insentif yang dapat berupa tunjangan, bonus atau semacamnya. 

Biasanya pemerintahan yang kultru kerjanya terbiasa dengan adanya insetif bila tidak ada insentif  maka yang terjadi adalah para pesertanya menjadi 'ogah-ogah-an' atau kurang serius dalam mengikuti training/pelatihan. Hal Insentif ini perlu dipertimbankan demi lancarnya berjalan training/pelatihan.


Pada tulisan diatas adalah kondisi yang ideal, dan bila dibandingkan dengan kenyataan dilapangan  terkadang point-point diatas sering tidak terpenuhi semua, seperti jadwal yang tidak bersahabat, kondisi tempat yang kurang kondusif atau aplikasi yang masih ada error.

Walaupun pada kenyataannya terjadi begitu, tetapi tidak ada salahnya untuk selalu senantiasa berusa ha mencapai kondisi yang ideal.

Makasih sudah membaca, semoga berguna.

3 komentar: